ทักษะที่สำคัญของอาชีพ Consultant (ที่ปรึกษา) ต้องมีคือ ทักษะการสัมภาษณ์ เพราะเวลาที่ปรึกษาเข้าไปช่วยลูกค้าแก้ปัญหา หนึ่งในกระบวนการหลักที่ต้องทำคือ การสัมภาษณ์ผู้เกี่ยวข้องเพื่อให้ได้ข้อมูลมาวิเคราะห์เพื่อหาวิธีแก้ปัญหาให้ถูกจุด
โค้ชชมเองก็พยายามพัฒนาทักษะนี้เพื่อให้การพบลูกค้าทุกครั้งเป็นการพบและการสัมภาษณ์ลูกค้าที่มีประสิทธิภาพมากที่สุด โค้ชชมได้อ่านหนังสือ The McKinsey way ซึ่งเป็น consulting firm ตัวท๊อป บวกกับประสบการณ์การที่ไปสัมภาษณ์ลูกค้าในการทำงาน เลยขอสรุปมาเป็นเคล็ดลับดีๆในทำการสัมภาษณ์ (ลูกค้า) ให้ตามนี้เลยค่า:
1. เตรียมตัวก่อนเข้าสัมภาษณ์
– “เขียน Interview Guide” เตรียมคำถามก่อนที่จะเข้าพบลูกค้า เราต้องมีเป้าหมายชัดเจนในการสัมภาษณ์ ให้คิดอยู่สองอย่าง
อย่างแรกคือ.. เราจะถามคำถามอะไรบ้างเพื่อให้ได้คำตอบที่ต้องการ และแน่นอนว่าเราควรเน้นการถามด้วยคำถามปลายเปิด ไม่ควรถามคำถามปลายปิด แบบ “ใช่หรือไม่” หรือให้ตัวเลือก เพราะเป็นการปิดกั้นคำตอบอื่นที่อาจมีมากกว่านั้น
อย่างที่สองคือ..ต้องรู้ว่าเราต้องการอะไรจาการสัมภาษณ์นี้? ทำไมเราถึงต้องสัมภาษณ์คนๆนี้?
ซึ่งสองอย่างนี้จะทำให้เราสามารถคิดคำถามได้ตรงกับสิ่งที่เราต้องการข้อมูลได้
– “รู้ข้อมูลของผู้ถูกสัมภาษณ์” ต้องรู้ว่าเราจะสัมภาษณ์ใคร ตำแหน่งอะไร ถ้ารู้บุคลิก นิสัยใจคอจะดีมาก เราจะได้เตรียมตัวและเตรียมคำถามได้ชัดเจนขึ้น
– “เริ่มถามคำถามทั่วไปก่อน” เพื่อให้คนถูกสัมภาษณ์รู้สึกผ่อนคลาย สร้างสายสัมพันธ์ (Rapport) ให้ดี ไม่ใช่เข้าไปบุ่มบ่าม จุ่โจมถามคำถาม sensitive แบบนั้นคนถูกถามจะอึดอัดแล้วไม่ตอบ ไม่ให้ข้อมูลก็เป็นได้
– “ถึงแม้จะรู้คำตอบ ก็ให้ลองถามดูอีกที..” บางที่เราอาจจะมีคำตอบหรือข้อมูลบางอย่างแล้ว แต่ก็ลองถามคำถามนั้นอีกที เพราะเราอาจจะได้ข้อมูลใหม่ๆที่เราไม่รู้ก็ได้
– “จัดลำดับความสำคัญของคำถาม” ให้ถามตัวเองว่าอะไรคือ 3 สิ่งที่เราต้องรู้มากที่สุดหลังจบการสัมภาษณ์
– ลงท้ายคำถามไว้เสมอว่า “มีอะไรที่อยากจะบอกอีกไหม” หรือ “มีอะไรที่เรายังไม่ได้ถามบ้าง”
.
2. ในระหว่าการทำการสัมภาษณ์
– ฟังอย่างตั้งใจ ทำให้คนถูกสัมภาษณ์รู้ว่าเรากำลังตั้งใจฟังอยู่ จะพยักหน้า ตอบรับด้วยคำสั้น ๆ เช่น คับ/ค่ะ ก็ได้ และท่าทางที่แสดงออกต้องดูเป็นมิตร
– เตรียมกระดาษ ปากกาให้พร้อม เพื่อจดสิ่งที่ผู้ถูกสัมภาษณ์ตอบ แต่ไม่ต้องตั้งอกตั้งใจจดเกินไปจนละเลยการฟังไป แค่เตรียมพร้อมจด เผื่อมีสิ่งสำคัญที่ผู้ถูกสัมภาษณ์ได้พูดออกมา การจดข้อมูลทำให้ผู้ถูกสัมภาษณ์รู้สึกว่าเราให้ความสำคัญกับสิ่งที่เค้าพูดอยู่
– ถ้าคิดว่าผู้ถูกสัมภาษณ์อาจมีอะไรสำคัญที่ต้องการพูด แต่เรายังไม่แน่ใจว่าเป็นอะไร ให้ลองเงียบก่อน
.
3. อย่าปล่อยให้ผู้ถูกสัมภาษณ์รู้สึกเคว้ง ต้องทำให้บรรยากาศการสัมภาษณ์ไม่น่ากลัว เราสามารถช่วยลดความตึงเครียดได้ ด้วยการเริ่มต้นบอกว่าการสัมภาษณ์นี้จะมีประโยชน์ยังไงกับตัวเค้าเองยังไง และสามารถเป็นประโยชน์กับการแก้ปัญหาให้กับองค์กรได้อย่างไร
.
4. เขียนโน้ตขอบคุณผู้ที่เราสัมภาษณ์ทุกครั้ง เพื่อแสดงความขอบคุณ เป็นมารยาทที่ดี และมีความเป็นมืออาชีพ
ทักษะการสัมภาษณ์ไม่ได้ใช้แค่กับอาชีพที่ปรึกษา ถ้าเราทำงานในองค์กรและมีคนที่เราต้องไปทำงานร่วมกัน หรือช่วยแก้ปัญหาให้ ทักษะการสัมภาษณ์นี้จะใช้ได้ดีทีเดียว
#ทักษะคือการฝึกฝน
#รัก
#CoachChom